Trik sederhana untuk Problem-Solving – Menanyakan pertanyaan yang tepat

Ketika proyek tersendat, kendala biasanya ada di salah satu dari tiga kategori berikut.

Ketika sekelompak orang terjebak dalam suatu masalah – apakah masalah kultur, sistem, proses, pemahaman dsb – solusi terbaik bisa datang dengan menanyakan pertanyaan yang tepat.Ada satu pertanyaan yang baik yang saya kutip dari buku Big Change at Best Buy (by Elizabeth Gibson and Andy Billings): “Apakah ini permasalahan hati, kepala, atau tangan?

Hati: Apakah Anda memiliki kemauan, semangat, kepemimpinan atau kejelasan tujuan untuk menggerakkan tim Anda untuk menjalankan tugas?

Kepala: Apakah tim Anda memiliki kemampuan yang tersedia, pengetahuan, proses, pengalaman, dan komponen lainnya yang diperlukan untuk mengatasi kendala tersebut?

Tangan: Apakah Anda memiliki sumber daya yang tepat (dalam jumlah yang tepat) untuk membuat solusi itu terjadi?

Langkah pertama dalam memecahkan masalah dengan benar adalah mendiagnosis atau menganalisa. Saya sering mendapati masih banyak kelompok yang melewati tahap diagnosa atau analisis dan langsung kepada solusi yang pada akhirnya tidak membantu: Mendapatkan jawaban yang tepat untuk masalah yang tidak tepat masih jawaban yang salah.

Bagaimana menggunakan teknik ini?

Jika Anda berada dalam sesi brainstorming dan kelompok diskusi membahas suatu masalah, coba Anda tanyakan pertanyaan mengenai “hati, kepala atau tangan atau”.

Mungkin ada beberapa perbedaan pendapat – kegagalan dalam satu bagian bisa menyebabkan yang lain – tetapi Anda biasanya akan menemukan letak kendala utama. Mulai dengan hati. Setelah Anda menemukan jawabannya, Anda dapat bekerja dengan yang dua lainnya.

Hati: Apakah proyek ini karena kurangnya kepemimpinan dari pimpinan proyek? Mungkin ada baiknya untuk memilih, menetapkan dan mengangkat pemilik/pimpinan proyek baru – dan kemudian menawarkan sumber daya yang tepat kepada pemilik baru – untuk menunjang inisiatif penyelesaian.

Kepala: Ketika menganalisa “kepala”, biasanya keahlian adalah yang menjadi masalah. Jika pemimpin proyek adalah seorang yang suka mengerjakan sesuatu sendirian, mungkin sulit untuk baginya untuk mengakui ketidaktahuan bagaimana melakukan pekerjaannya. Tetapi dalam dunia proyek yang penuh kompleksitas dan percepatan, tidak masuk akal untuk mengharapkan bahwa seorang pemimpin bisa mengetahui semuanya sendirian. Jika permasalahannya ada di keahlian tim proyek atau keahlian individu di dalam tim tersebut maka pelatihan cepat mungkin jadi opsi bagi pimpinan. Mengganti individu yang mempunyai masalah dalam keahlian juga bisa menjadi opsi lain.

Tangan: Ada perbedaan antara “tidak punya cukup waktu” dan “tidak memiliki cukup waktu saat ini.” Jarang sekali saya menemukan sebuah organisasi yang merasa memiliki cukup sumber daya – entah teknologi, SDM, peralatan, uang, atau waktu. Tetapi jika Anda jelas mendefinisikan apa yang dibutuhkan – serta berapa banyak dan berapa lama – Anda dapat membangun sebuah rencana yang benar mengalokasikan sumber daya perusahaan Anda untuk prioritas saat ini…

Saya harap trik ini dapat membantu manajer proyek ketika menemui kendala proyek di tengah jalan.

Posted from WordPress for BlackBerry.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s